E-Mail neu / E-Mail-Vorlagen

Stammdaten / CRM / Adressen (Schalter - Serienmail)
Stammdaten / CRM / Adressen (Schalter - E-Mail)

Bei Nutzung des CRM-Moduls können Sie aus der CRM-Adressmaske Einzel- oder Serienmails und auch Mailvorlagen erfassen.

In der Erfassungsmaske kann die E-Mail mit Absender, Empfänger und Signatur vorbelegt werden.

Die Eingaben zur Konfiguration des Mail-Kontos, der Absenderadresse sowie der Signatur erfassen Sie im Menüpunkt Mandant / Einstellungen (Seite E-Mail).

Das Feld Empfänger wird bei Einzelmails mit der E-Mailadresse 1 des aktiv geöffneten Adressdatensatzes vorbelegt. Soll die E-Mail nicht an die geöffnete Adresse gesendet werden, können Sie in diesem Feld aus der Datenbank einen anderen Empfänger auswählen.

Bei Serienmails oder in Mailvorlagen können Sie im Eingabefeld über den Auswahlschalter oder mit der Eingabe von @1 bzw. @2 Platzhalter für zu verwendende Mailadresse hinterlegen.

Ausserdem ist das Versenden als Kopie bzw. Blindkopie an weitere Adressen und bei Einzelmails die Anforderung einer Lesebestätigung möglich.

Mit den vorhandenen Schaltern ist es möglich, Inhalte aus anderen E-Mailvorlagen zu übernehmen bzw. die eigene Signatur einzufügen.

Vor dem Versenden von Serienmails werden die zu verwendenden E-Mailadressen geprüft. Sie müssen in einem gültigen Format (xxxx@xxx.xx) vorliegen und dürfen keine Umbrüche oder Tabulatoren enthalten. Im Fehlerfall wird der Vorgang abgebrochen und die Markierung der fehlerhaften Datensätze zurückgesetzt.

Alle fehlerhaften Adressen werden Ihnen in einem Fehlerprotokoll angezeigt.

Per Doppelklick auf einen Eintrag können Sie den Adressdatensatz zur Bearbeitung aufrufen.

Den E-Mail-Text können Sie als normalen Text erfassen oder mit Hilfe der Formatierungsmöglichkeiten in Ausrichtung, Schriftart, Schriftstil entsprechend variieren. Der Editor bietet über die vorhandenen Schalter oder über das Kontextmenü (rechte Maustaste) weitere Gestaltungsmöglichkeiten an, u.a. z.B. die Darstellung im HTML-Format, eine Rechtschreibprüfung oder das Einfügen von Bildern und Linien.

Bei der Texterfassung für Serienmails bzw. Mailvorlagen kann über den Schalter "Platzhalter einfügen" einige bereits vordefinierte Platzhalter bzw. Formelplatzhalter als Kalkulatorausdruck hinterlegt werden. Dadurch können z.B. alle Felder einer Adresse in eine E-Mail übergeben werden. Der Menüpunkt "Formel" öffnet den Formeleditor für die Definition des Formelplatzhalters. Für den Betreff steht die Möglichkeit zur Nutzung von Formelplatzhaltern in Vorlagen von E-Mails bzw. Serienmails über den Schalter zur Verfügung.

Markiert werden diese Platzhalter mit einem @ und eckigen Klammern. Zur nachträglichen Änderung eines bestehenden Formelplatzhalters kann der Cursor innerhalb des Platzhalters positioniert oder komplett markiert und der Menüpunkt "Formel" erneut aufgerufen werden.

Anhänge - Im Bereich oben rechts in der Erfassungsmaske haben Sie die Möglichkeit, mit den vorhandenen Schaltern Dateien als Mail-Anhänge zuzufügen und zu bearbeiten. Über den Reiter "Dateivorschau" am Mailtextfenster können Sie sich die Dateianhänge anzeigen lassen.

Zuordnungen- Bei aktivierter Option wird beim Versenden einer E-Mail für den Empfänger automatisch ein Journaleintrag mit der Kontaktart "E-Mail-Ausgang" angelegt. Beim Belegversand per Mail und aktivierter Mandantenoption "E-Mail zusätzlich dem Ausgangsbeleg / Eingangsbeleg zuordnen" wird auch für die Belege ein Journallink angelegt. Die Zuordnungen können über den gleichnamigen Reiter neben den Anhängen eingesehen und bearbeitet werden. Hier können weitere Zuordnungen angelegt oder bestehende gelöscht werden. Die Option für die automatische Zuordnung wird benutzer- und mandantenbezogen gespeichert.

Sie können die Journaleinträge zu einer Adresse über die Maske CRM-Adressen einsehen und haben auch die Möglichkeit, eine Übersicht des  CRM-Journals aufzurufen.

Im Bereich oben rechts der Erfassungsmaske haben Sie die Möglichkeit, mit den vorhandenen Schaltern Dateien als Mail-Anhänge zu zufügen und zu bearbeiten. Über den Reiter Dateivorschau am Mailtextfenster können Sie sich die Dateianhänge anzeigen lassen.

Aus dem Explorer können Dateien per "Drag & Drop" als Anlage übernommen werden

Soll die E-Mail nicht sofort versendet werden, können Sie diese mit dem Schalter als Entwurf speichern.

Über den Schalter können Sie die E-Mail drucken und dabei wählen zwischen Text- oder HTML-Format.

Beim Schliessen der Maske werden alle Eingaben automatisch gespeichert.

Alle E-Mails und E-Mail-Vorlagen werden im sogenannten E-Mail-Bearbeitungscenter verwaltet, das Sie über den Menüpunkt Stammdaten / CRM / E-Mails erreichen.